【Excel時短術-関数20選編】抑えておくべきExcel関数を分かりやすく解説！仕事があっという間に終わる！？

今回は、ECだけではなく、様々な場面で利用する”Excel(エクセル)”についてご紹介します！

今回ご説明するのは、知れば知るほど効率が上がるExcel(エクセル)関数の中でも、使用頻度の高い20個の関数をピックアップ！
これさえ身につけば、Excel作業が今の半分に短縮することも夢ではないでしょう！

【こんな人におすすめ】

「Excel関数で出来ることを知りたい方」
「Excel関数を活用し、作業効率を上げたい方」
「Excel関数が難しくて、理解できなかった方」

今回の記事をご覧いただき、Excel作業時間を短縮し、生産性の向上につなげてください！

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1 Excel関数って何？
2 Excel関数はどうやって使うの？
3 利用頻度の高いExcel関数20選
4 Excel作業効率UPの鍵は！？

Excel関数って何？

Excel関数とは、Excel内での計算を簡単に処理してくれるための数式機能のことを指します。

簡単に言うと、Excel関数を使えば、Excelが自動的に面倒な計算をしてくれたり、自分が表示したい内容を表示してくれます。

Excel関数を使えるようになると、手作業での計算とは比べ物にならないスピードで処理をしてくれる他、一度関数を設定するだけで正確に計算をしてくれるため、ヒューマンエラーを無くせることがメリットです！

日頃、業務などでExcelを使用している方はExcel関数を使わない手がないと言っていいほど、必須スキルだと思います！

Excel関数はどうやって使うの？

Excel関数は、セルの中に特定の数式を入力することで利用できます。
※セルとは、Excelのマス目一つ一つのことを言います。

数式の形式は関数によって異なりますが、いずれの関数も一番最初に「=」(半角イコール)を入力して記載します。

なので、Excel関数を使うなら「=」(半角イコール)の記載を忘れないようにしてくださいね！

利用頻度の高いExcel関数20選

ここからは、前述した「=」(半角イコール)の後に続くExcel関数の中でも、利用頻度の高い関数をピックアップしました！
是非参考にしてみてくださいね！

足し算するなら – SUM関数

SUM関数は、指定した範囲の数値を合算する関数です。
読み方は、サム関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

複数のセルに入力されている数値の合算値を知りたい時

どういう数式を使うの？

=SUM(指定範囲)
※指定範囲の書き方：「A1:A10」のように始まりのセルと終わりのセルを「:」で繋いでください

「=」(半角イコール)の後にSUMを入力し、半角カッコで指定する範囲を括れば完了です。

※範囲の指定方法
「=SUM(」まで入力すれば、ドラッグで範囲を指定することもできます！
また、Enterキーを押しながら矢印キーを押すことで範囲を指定することも可能です！

「ぼく」のオススメは、Enterキーを押しながら矢印キーで範囲指定する方法を推奨しています！
手入力は明らかに非効率ですし、マウスよりもキーボードで完結させる方が慣れれば早いですからね！

どういうことができるの？

例えば、A1のセルからA10のセルまで順に【1、2、3、･･･、9、10】と数字が入っていたとします。

A1からA10に入力されている数値を全て足し算したいなら【1＋2＋3＋･･･＋9＋10】という計算式を入力する必要があります。

しかし、SUM関数を使うと【=SUM(A1:A10)】と入力するだけで、自動で合算値を算出してくれます！

平均を取るなら – AVERAGE関数

AVERAGE関数は、指定した範囲の数値の平均値を取る関数です。
読み方は、アベレージ関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

複数のセルに入力されている数値の平均値を知りたい時

どういう数式を使うの？

=AVERAGE(指定範囲)
※指定範囲の書き方：「A1:A10」のように始まりのセルと終わりのセルを「:」で繋いでください

「=」(半角イコール)の後にAVERAGEを入力し、半角カッコで指定する範囲を括れば完了です！

どういうことができるの？

例えば、A1のセルからA10のセルまで順に【1、2、3、･･･、9、10】と数字が入っていたとします。

A1からA10に入力されている数値の平均値を取りたいなら【(1＋2＋3＋･･･＋9＋10)÷10】という計算式を入力する必要があります。

しかし、AVERAGE関数を使うと【=AVERAGEA(A1:A10)】と入力するだけで、自動で平均値を算出してくれます！

中央値を取るなら – MEDIAN関数

MEDIAN関数は、指定した範囲の数値の中央値を取る関数です。
読み方は、メジアン関数と呼びます。
※中央値とは、データを小さい順に並べた時にちょうど真ん中にあるデータを指します。並べたデータ数が偶数の場合は、真ん中の2つの数値を足して2で割った数値が中央値になります。

どう言う時に使うの？

複数のセルに入力されている数値の中央値を知りたい時

どういう数式を使うの？

=MEDIAN(指定範囲)
※指定範囲の書き方：「A1:A10」のように始まりのセルと終わりのセルを「:」で繋いでください

「=」(半角イコール)の後にMEDIANを入力し、半角カッコで指定する範囲を括れば完了です！

どういうことができるの？

例えば、A1のセルからA10のセルまで順に【1、2、3、･･･、9、10】と数字が入っていたとします。

A1からA10に入力されている数値の中央値を取りたいなら【(1＋2＋3＋･･･＋9＋10)÷10】という計算式を入力する必要があります。

しかし、MEDIAN関数を使うと【=MEDIAN(A1:A10)】と入力するだけで、自動で中央値を算出してくれます！

セルの数を数えるなら – COUNT関数

COUNT関数は、指定した範囲にある数値を含むセルをカウントする関数です。
読み方は、カウント関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

数値が入っているセルの数を知りたい時

どういう数式を使うの？

=COUNT(指定範囲)
※指定範囲の書き方：「A1:A10」のように始まりのセルと終わりのセルを「:」で繋いでください

「=」(半角イコール)の後にCOUNTを入力し、半角カッコで指定する範囲を括れば完了です！

どういうことができるの？

例えば、学校でテストの点数をまとめた表を作ったとします。

しかし、欠席者が数人いたので、欠席者の行には「欠席」と入力しました。

出席者の人数を知りたい時に、一行ずつ数えるのは面倒ですよね？

しかし、COUNT関数を使うと【=COUNT(指定範囲)】と入力するだけで、自動で出席者の数を算出してくれます！

条件を指定して表示内容を変えるなら – IF関数

IF関数は、指定した条件に当てはまっている時と当てはまっていない時で処理を変える関数です。
読み方は、イフ関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

条件に当てはまる時と当てはまらない時で表示する文言を出し分けたい時

どういう数式を使うの？

=IF(論理式,TRUE値,FALSE値)
※論理式には、指定したい条件を入力
※TRUE値には、条件に当てはまる時に表示する内容を入力
※FALSE値には、条件に当てはまらない時に表示する内容を入力

「=」(半角イコール)の後にIFを入力し、半角カッコで論理式、TRUE値、FALSE値を括れば完了です！
※論理式、TRUE値、FALSE値の間は「,」(カンマ)で繋いでくださいね！

どういうことができるの？

例えば、100箇所の営業所に関する売上データがセルのB1からセルのB101まで入力されているとします。

平均値が1,000万円だとした場合、平均以上の営業所には「◯」と表示し、平均未満の営業所には「×」を表示させたいです。

その場合、100個のデータを見て、一つずつ◯と×を入力するのは面倒ですよね？

しかし、IF関数を使うと【=IF(B1>=10000000,”◯”,”×”)】と入力するだけで、B1の営業所が1,000万円以上の売上か否かを判断してくれます！
※◯や×の前後にある「”」(ダブルクォーテーション)で囲うことで、数値ではなく文字列としてExcelに認識させることが可能です。

しかも、上記の式を一つ下のセルにコピーするだけで、B2の営業所の結果が表示されます！
つまり、一度式を作成してから、コピーアンドペーストを行うことで、100箇所の営業所を自動的に判別してくれる関数がIF関数です！

エラーの表示を変えるなら – IFERROR関数

IFERROR関数は、Excelで数式にエラーが生じた場合に指定した文字列を表示してくれる関数です。
読み方は、イフエラー関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

Excelで計算式にエラーが生じた時
例）分母がゼロの割算など

どういう数式を使うの？

=IFERROR(値,エラー値)
※値には、判定したい値を入力
※エラー値には、エラーになった時に表示する内容を入力

「=」(半角イコール)の後にIFERRORを入力し、半角カッコで値、エラー値を括れば完了です！
※値、エラー値の間は「,」(カンマ)で繋いでくださいね！

どういうことができるの？

例えば、複数のデータが並んでいる中で「#DIV/0!」「#VALUE!」などのエラーが表示されると見づらいですよね？

見やすくするためには、エラーが表示されているセルの数式を削除するなどの方法がありますが、これも面倒ですよね？

しかし、IFERROR関数を使うと【=IF(特定のセル,”-“)】と入力するだけで、指定したセルがエラーだった場合、「-」(ハイフン)を表示してくれます！

もちろん、IFERRORもコピーアンドペーストで他のセルにも適用できるので、一度式を作成するだけで自動的にエラー判別してくれます！

条件指定で足し算するなら – SUMIF関数、SUMIFS関数

SUMIF関数やSUMIFS関数は、指定した条件に当てはまっているセルの数値を合算する関数です。
読み方はそれぞれサムイフ関数、サムイフス関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

指定した条件に当てはまっているセルの数値を全て足し合わせたい時

どういう数式を使うの？

=SUMIF(条件範囲,条件,合計範囲)

=SUMIFS(合計範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2･･･)
※合計範囲には、合計したい範囲を指定
※条件範囲には、指定条件と適合するか確認する範囲を指定
※条件とは、指定する条件を入力

「=」(半角イコール)の後にSUMIFやSUMIFSを入力し、半角カッコで条件範囲や条件、合計範囲を括れば完了です！
※条件範囲、条件、合計範囲の間は「,」(カンマ)を忘れずに！

どういうことができるの？

例えば、A列に営業所の名前、B列に都道府県名、C列に商材名、D列に各営業所の売上が記載されているデータが1行目〜100行目まであるとします。

その中で、東京都にある営業所の合計売上を把握したい場合は、SUMIFが活用できます。

SUMIF関数を使うと【=SUMIF(B1:B100,”東京都”,D1:D100)】と入力するだけで、東京都にある営業所の売上を合算してくれます！

SUMIFS関数を使う場合は、東京都で且つ家電という商材を販売している営業所の売上を合算したいなど、複数の条件設定をする場合に活用でできます。

SUMIFS関数を使うと【=SUMIFS(D1:D100,B1:B100,”東京都”,C1:C100,”家電”)】と入力するだけで、東京都にある家電を販売している営業所の売上を合算してくれます！

条件を指定して平均を取るなら – AVERAGEIF関数、AVERAGEIFS関数

AVERAGEIF関数やAVERAGEIFS関数は、指定した条件に当てはまっているセルの平均値を表示する関数です。
読み方はそれぞれアベレージイフ関数、アベレージイフス関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

指定した条件に当てはまっているセルの平均値が知りたい時

どういう数式を使うの？

=AVERAGEIF(条件範囲,条件,平均範囲)

=AVERAGEIFS(平均範囲,条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2･･･)
※平均範囲には、平均したい範囲を指定
※条件範囲には、指定条件と適合するか確認する範囲を指定
※条件とは、指定する条件を入力

「=」(半角イコール)の後にAVERAGEIFやAVERAGEIFSを入力し、半角カッコで条件範囲や条件、平均範囲を括れば完了です！
※条件範囲、条件、平均範囲の間は「,」(カンマ)を忘れずに！

どういうことができるの？

例えば、A列に生徒の名前、B列にクラス名、C列に所属部活、D列にテストの点数が記載されているデータが1行目〜100行目まであるとします。

その中で、1組の生徒のテスト平均点を把握したい場合は、AVERAGEIFが活用できます。

AVERAGEIF関数を使うと【=SUMIF(B1:B100,”1組”,D1:D100)】と入力するだけで、1組のテストの平均点を出力してくれます！

AVERAGEIFS関数を使う場合は、1組で且つサッカー部に所属している生徒の平均点を出力したいなど、複数の条件設定をする場合に活用でできます。

AVERAGEIFS関数を使うと【=AVERAGEIFS(D1:D100,B1:B100,”1組”,C1:C100,”サッカー部”)】と入力するだけで、1組でサッカー部に所属している生徒のテスト平均点を出力してくれます！

セルの数を様々な方法で数えるなら – COUNTA関数、COUNTIF関数、COUNTIFS関数

COUNTA関数やCOUNTIF関数、COUNTIFS関数は、どれもセルの数を数えてくれる関数です。
読み方はそれぞれカウントエー関数、カウントイフ関数、カウントイフス関数と呼びます。詳細は以下の通りです。

COUNTA：空欄を除くセルの数をカウントする
COUNTIF：指定した単一条件に当てはまるセルの数をカウントする
COUNTIFS：指定した複数条件に当てはまるセルの数をカウントする

どう言う時に使うの？

空欄を除くセルの数をカウントしたい時
指定した条件に当てはまっているセルの数が知りたい時

どういう数式を使うの？

=COUNTA(指定範囲)

=COUNTIFS(条件範囲,条件)

=COUNTIFS(条件範囲1,条件1,条件範囲2,条件2･･･)
※指定範囲には、カウントしたい範囲を指定
※条件範囲には、指定条件と適合した際にカウントする範囲を指定
※条件とは、指定する条件を入力

「=」(半角イコール)の後にCOUNTAやCOUNTIF、COUNTIFSを入力し、半角カッコで範囲や条件を括れば完了です！
※条件範囲、条件の間は「,」(カンマ)を忘れずに！

※範囲の指定方法はこちら

どういうことができるの？

◯COUNTA関数
例えば、アンケートを取ったとしましょう。

A列に回答者名、B列に性別、C列に在住の都道府県名、D列以降に設問という並びで結果をExcelにまとめました。

まとめていると、無記入の回答が多数あったので、記入のないセルは空欄にしました。
そこで設問ごとに記入数をカウントしようとした時などにCOUNTAが役立ちます！

COUNTA関数を使うと【=COUNTA(設問の列)】を入力するだけで、設問ごとの回答数を出力してくれます！
※仮にD列を選択したい場合は【=COUNTA(D:D】でOK！

◯COUNTIF関数、COUNIFS関数
COUNTIF関数は、アンケート結果の中で、男性の回答数を見たいとなった場合などに役立ちます！

COUNTIF関数を使うと【=COUNTIF(B:B,”男性”)】を入力するだけで、男性の回答数を出力してくれます！

COUNIFS関数は、アンケート結果の中で、東京都在住の男性の回答数を見たいとなった場合などに役立ちます！

COUNTIFS関数を使うと【=COUNTIF(B:B,”男性”,C:C,”東京都”)】を入力するだけで、男性の回答数を出力してくれます！

縦に検索し一致した値と同じ行にあるデータを取り出すなら – VLOOKUP関数

VLOOKUP関数は、検索したい値と列を選択し、縦方向に一致した値がある場合、一致した値と同じ行にあるデータを取り出してくれる関数です。
読み方はブイルックアップ関数と呼びます。
※少し複雑ですが、使用頻度はめちゃくちゃ高いので是非覚えてください！

どう言う時に使うの？

膨大なデータの中から特定の値と一致する値を照らし合わせたい時
特定の値を検索し、一致する値と同じ行にあるデータを取り出したい時

どういう数式を使うの？

=VLOOKUP(検索キー,範囲,列番号,検索方法)

※検索キーとは、検索したい値を入力(セル指定も可)
※範囲には、検索キーを探す範囲を指定
※列番号には、取り出したい行の数値を入力

※検索方法には、近似値ならTRUE、完全一致ならFALSEを入力

注意点
①範囲を指定する際は、一番左の列に検索したい値をが含まれるようにしなければなりません。

ちなみに、検索方法は基本的に「FALSE」を使うと、覚えておけば問題ないと思います！

どういうことができるの？

例えば、A列に営業所の名前、B列に1月売上、C列に2月売上、D列に3月売上が記載されているデータが1行目〜100行目まであるとします。(以下イメージ)

▼売上データ①

	A列(営業所名)	B列(1月売上)	C列(2月売上)	D列(3月売上)
1行目	営業所A	¥1,000,000	¥1,500,000	¥2,000,000
2行目	営業所B	¥1,200,000	¥1,800,000	¥1,200,000
3行目	営業所C	¥900,000	¥1,000,000	¥900,000
・	・	・	・	・
・	・	・	・	・
・	・	・	・	・
100行目	営業所X	¥2,500,000	¥3,500,000	¥3,200,000

上司から、4月の売上を上記表のE列に入力しておいて欲しいと依頼があり、全営業所の4月売上データをもらいました。(以下イメージ)

▼売上データ②

	A列(営業所名)	B列(4月売上)
1行目	営業所C	¥1,000,000
2行目	営業所X	¥1,500,000
3行目	営業所B	¥800,000
・	・	・
・	・	・
・	・	・
100行目	営業所A	¥3,000,000

売上データ①と②に記載されている営業所の順番はバラバラです。
ここで、100箇所の営業所データを手入力するのは骨が折れますよね？

そういう時に、VLOOKUPが役立ちます。

売上データ①のE列1行目にVLOOKUP関数を使う場合、【=VLOOKUP(A1,’売上データ②’!A1:B100,2,FALSE)】と入力するだけで、売上データ①の営業所Aの4月売上が表示されます！

注意点
①「’売上データ②’!」とは、同一エクセル内に「売上データ②」という名前の別シートがある前提としています。
②「A1:B100」のように範囲を指定する際は、列番号で指定した数(上記の場合：2)以上の範囲を指定する必要があります。

この計算式が問題なく反映されたら、売上データ①のE列2行目にコピーアンドペーストをするだけ！
営業所Bの4月売上も自動的に入力されます。

上記の式【=VLOOKUP(A1,’売上データ②’!A1:B100,2,FALSE)】の意味をまとめると、

①売上データ①のA列1行目と同じ値(営業所A)を、売上データ②のA列から探してこい。
②もし完全一致する値があったら、営業所Aの2列目(B列)4月売上を表示させろ。

という指示になります。

VLOOKUPは覚えると非常に効率がアップする関数ですので、必須で抑えるべき関数と言えますね！
不明点があれば、お問い合わせください！

横に検索し一致した値と同じ列にあるデータを取り出すなら – HLOOKUP関数

HLOOKUP関数は、検索したい値と行を選択し、横方向に一致した値がある場合、一致した値と同じ列にあるデータを取り出してくれる関数です。
読み方はエイチルックアップ関数と呼びます。

どう言う時に使うの？

膨大なデータの中から特定の値と一致する値を照らし合わせたい時
特定の値を検索し、一致する値と同じ列にあるデータを取り出したい時

どういう数式を使うの？

=HLOOKUP(検索キー,範囲,行番号,検索方法)

※検索キーとは、検索したい値を入力(セル指定も可)
※範囲には、検索キーを探す範囲を指定
※列番号には、取り出したい行の数値を入力

※検索方法には、近似値ならTRUE、完全一致ならFALSEを入力

どういうことができるの？

要するに、VLOOKUP関数が縦方向に検索をかけられるのに対し、HLOOPUP関数は横方向に検索をかけられる関数です。

なので、VLOOKUP関数を理解しておけば、使用方法は理解できます！

VLOOKUP関数で説明した例では、縦方向に営業所と売上データが並んでいたと思います。

これが横方向に営業所と売上データが並んでいた場合、HLOOKUPを活用できるというわけです。(イメージは以下)

▼売上データ①

	A列	B列	・	・	・	XX列
1行目(営業所名)	営業所A	営業所B	・	・	・	営業所X
2行目(1月売上)	¥1,000,000	¥1,200,000	・	・	・	¥2,500,000
3行目(2月売上)	¥1,500,000	¥1,800,000	・	・	・	¥3,500,000
4行目(3月売上)	¥2,000,000	¥1,200,000	・	・	・	¥3,200,000

▼売上データ②

	A列	B列	・	・	・	XX列
1行目(営業所名)	営業所C	営業所X	・	・	・	営業所A
2行目(4月売上)	¥1,000,000	¥1,500,000	・	・	・	¥3,000,000